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Excel: strumenti avanzati

Post Series: Microsoft Excel

Evitare gli errori

È possibile prevenire la comparsa di fastidiosi messaggi come #DIV/O! oppure #VALORE!, che segnalano l’inserimento di dati errati (ad esempio uno zero in una cella utilizzata come denominatore di una divisione),  ricorrendo alle funzioni per la gestione degli errori SE.ERRORE, VAL.ERR, VAL.ERRORE e ERRORE.TIPO.
Per esempio, quando si devono effettuare delle divisioni con il divisore variabile, si può utilizzare:
=SE. ERRORE(B4/ A4; “Errore: il divisore è uguale a 0 “) al posto di: =B4/A4

In questo modo, se viene intercettato un errore relativo alla divisione per zero, apparirà la scritta Errore: il divisore è
uguale a 0. Ricordiamo che SE.ERRORE intercetta le condizioni di errore #N/D, #VALORE!, #RlF!, #DIV /0!,
#NUM!, #NOME? o #NULLO!. VAL.ERR serve per controllare se in una cella è presente un errore del tipo #VALORE!, #RIF!, #DIV / 0!, #NUM!, #NOME? o #NULLO!, mentre VAL ERRORE intercetta anche #N/ D.

Ordinare le celle

Per ordinare le celle di tabelle di ampie dimensioni senza appoggiarsi ai Filtri o alle Tabelle è possibile sfruttare l’opzione Ordina presente nella scheda DATI. Questo approccio ha il vantaggio di consentire l’ordinamento anche in
base a più parametri. Consideriamo ad esempio un elenco di indirizzi di appartamenti.
Per ordinarlo in base a Città, Tipologia e Zona è necessario fare clic su Ordina e poi inserire nei riquadri Colonna, Ordina in base a e Ordine rispettivamente Città, Valori e Dalla A alla Z. Premere quindi Aggiungi livello e ripetere l’operazione per Tipologia e Zona

Excel_database_aggiungere_secondo_livello_ordinamento_dati.
In questo caso può essere utile sfruttare l’opzione Subtotale, per calcolare quanti appartamenti sono presenti in ogni località e il prezzo medio al metro quadro. Lasciando il cursore su una cella contenente dati, andare nella scheda DATI e fare clic su Subtotale. Excel evidenzierà automaticamente tutto l’elenco e visualizzerà l’omonimo box. Nel menu Ad ogni cambiamento in scegliere Città, in Usa la funzione attivare Conteggio e Tipologia nel riquadro Aggiungi subtotali a.

Excel_subtotali
Ogni volta che cambierà la città il programma inserirà automaticamente una riga con il corrispondente numero di abitazioni. Per avere anche la media dei prezzi al metro quadro, premere nuovamente Subtotale, impostare la funzione Media e selezionare Prezzo/Mq nel riquadro Aggiungi subtotali a. Poiché si desidera aggiungere i nuovi valori e non sostituirli a quelli già visualizzati, prima di premere OK togliere il segno di spunta da Sostituisci i subtotali correnti. Sul lato sinistro del foglio compariranno delle linee cliccabili con il segno più e meno, che consentiranno di visualizzare solo i subtotali oppure tutte le righe. L’unico limite di questa opzione è quello di non permettere la copia diretta dei soli subtotali. Per superare questo inconveniente bisogna nascondere il dettaglio,
e evidenziare le celle con i subtotali, fare clic su Trova e seleziona presente nella scheda HOME, scegliere Vai e quindi
Speciale. Nella finestra successiva, selezionare Solo celle visibili e premere OK.
In seguito Copia e Incolla agiranno solo sulle righe visibili.

EXCEL: MACRO

Per eseguire rapidamente le operazioni ripetitive è possibile utilizzare le macro. Si tratta di una funzionalità molto comoda che non ha subito cambiamenti significativi nelle ultime versioni di Excel. Un’avvertenza: per gestire le macro è indispensabile salvare il documento nel formato Cartella di lavoro co11 attivazione macro di Excel (*.x/sm) al pos to del classico xlsx, in caso contrario all’apertura del file apparirà un messaggio di errore.

Prima di iniziare è necessario controllare che sia attiva la scheda SVILUPPO, in caso contrario bisogna andare nella scheda HOME, scegliere Opzioni/Personalizza barra Multifunzione e nel riquadro di destra spuntare la casella SVILUPPO .
Excel_nome_macroIl modo più semplice per creare una macro è quello di appoggiarsi alla funzione Registra macro, richiamabile tramite l’omonimo pulsante presente nel gruppo Codice della scheda SVILUPPO. Nella finestra che appare si deve inserire il nome
della macro, la combinazione di tasti di scelta rapida con cui la si vuole richiamare (consigliamo di verificare che non sia già in uso da Excel) e la cartella in cui verrà memorizzata. Per
poter utilizzare la macro con qualsiasi documento bisogna scegliere Cartella macro personale; in caso contrario rimarr
associata solo al file corrente.
Non appena verrà premuto Invio, Excel inizierà a registrare tutte le operazioni compiute; per fermare la registrazione
s i dovrà premere lnterrompi registrazione oppure fare clic sul quadratino bianco che compare nella parte bassa della finestra di Excel, vicino alla scritta PRONTO. Tranne casi particolari, è opportuno attivare l’opzione Usa riferimenti relativi, in modo che la macro possa agire indipendentemente dalla posizione esatta delle celle elaborate durante la registrazione.
Immaginate di aver registrato una macro semplicissima consistente nell’applicazione del corsivo alla cella ClO.
Attivando i riferimenti relativi questa macro potrà essere usata per formattare in corsivo qualunque cella, in caso
contrario formatterà sempre e soltanto la cella ClO.
La macro registrata può essere modificata e personalizzata, a patto di conoscere Visual Basic for Applications (VBA), il linguaggio di programmazione comune a tutti gli applicativi di Office. Il perché è molto semplice: quando si usa il registratore, Excel non fa altro che tradurre in codice VBA i comandi che vengono attivati. Per esempio, quando si applica il grassetto alla cella B3 registra la seguente sequenza di istruzioni:
Ronge(“B3 “) . Select Selection.Font.Bold = True
Per modificare una macro già registrata si deve premere il pulsante Macro, presente sempre in SVILUPPO, evidenziarne il nome e premere Modifica, in modo che appaia l’editor di VBA. Per aggiungere alla macro anche l’applicazione del corsivo basta ad esempio inserire la riga:
Selection.Font.Italic = True
Una volta terminate le modifiche si deve salvare il lavoro e uscire dall’editor.
Naturalmente non è possibile esplorare in dettaglio in questo articolo. Una cosa da tenere ben presente è che per
poter elaborare una macro memorizzata nella cartella personale è necessario attivare la scheda VISUALIZZA
e rendere visibile il file PERSONAL.XLSB con il comando Scopri. Per finire, un’indicazione importante: non è possibile annullare le operazioni svolte da una macro con Annulla digitazione (Ctrl+Z).

I GRAFICI DI EXCEL

Una serie di numeri è sicuramente meno efficace di un grafico ben realizzato.
Per questa ragione Excel consente di creare vari tipi di grafici con pochi clic del mouse. Per creare ad esempio un
istogramma 30 delle spese correnti divise per tipo e anno, basta creare una matrice sfruttando la funzione SOMMA.PIÙ.SE (ne abbiamo parlato nella sezione Calcoli “su misura”), posizionare il cursore su una cella
dell’area contenente i dati e andare alla scheda INSERISCI. A questo punto bisogna selezionare l’icona relativa
alla famiglia di istogrammi prescelta e attivare il grafico preferito nel menù contestuale, basandosi anche sull’anteprima in tempo reale mostrata dal programma.
Dopo aver disegnato l’istogramma, Exccl visualizza la scheda PROGETTAZIONE che consente di modificarne l’aspetto applicando uno dei numerosi stili predefiniti oppure agendo sulla combinazione dei colori. Per rendere più intelligibile il grafico abbiamo attivato l’opzione Inverti righe/colonne e lo abbiamo spostato su un foglio indipendente tramite Sposta grafico. Per modificare gli attributi del testo generato da Excel basta evidenziarlo, andare in FORMATO e agire sullo stile, i colori e lo sfondo.