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Microsoft word: trucchi e segreti

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Secondo i dati di Microsoft, Office ha oltre 1,2 miliardi di utenti usa questa suite di produttività. Word è il programma più utilizzato della suite Office.

word: l’elaboratore di testi. Si tratta di un software incredibilmente sofisticato. La cui potenza viene sfruttata però solo in minima parte. Certo. alcune delle sue funzioni più specializzate sono utili soltanto in casi molto particolari. ma Word possiede anche tante caratteristiche che permetterebbero di lavorare meglio e più speditamente in innumerevoli occasioni e sono invece sconosciute ai più. Abbiamo deciso di pubblicare una serie di articoli per illustrare i punti di forma di questo programma. Per realizzare questi articoli abbiamo utilizzato Word 2013, ma tutto quello che leggerete è applicabile anche al recentissimo Word 2016, tranne nel caso che troverete segnalato.

microsoft_word_2013_1ln passato Word apriva subito un documento vuoto quando veniva lanciato. Con la versione 2013 le cose sono cambiate: all’avvio il programma apre la cosiddetta Schermata Start, dove si trova un’ampia galleria di modelli espandibile con le collezioni che Microsoft mette a disposizione sul suo sito Web.

Certo, basta un clic sulla miniatura Documento vuoto per poter continuare con un foglio bianco, ma per chi usa di rado i modelli e magari apre Word parecchie volte al giorno si tratta di un passo ulteriore che alla lunga diventa fastidioso. Per fortuna non è difficile ripristinare il comportamento precedente.

Basta andare richiamare la Visualizzazione Backstage, facendo clic sulla scheda File, e selezionare Opzioni nella colonna di sinistra in modo da aprire la finestra Opzioni di Word. Nella sezione Generale di questa finestra bisogna poi togliere il segno di spunta alla voce Mostra la schermata Start all’avvio dell’applicazione.

PERSONALIZZARE IL RIBBON

Poche funzioni nella storia di Word hanno generato reazioni così contrastanti come il Ribbon (che nella versione italiana è chiamato Barra multifunzione, ovvero l’elemento fondamentale dell’interfaccia rinnovata che ha fatto il suo esordio con Office 2003. Molti utenti l’hanno subito apprezzato, ma tantissimi altri hanno trovato insopportabile l’idea di dover rinunciare di colpo a una barra di menu che, pur avendo raggiunto una complicazione ai limiti del gestibile (si basava su tre livelli gerarchici e comprendeva oltre trenta toolbar e innumerevoli pannelli) ormai conoscevano alla perfezione. Se l’interfaccia “classica”, per quanto complessa, era personalizzabile a piacere, il Ribbon aveva poi una struttura rigidissima

microsoft_word_2013_ribbonChe piaccia o no, con il Ribbon bisogna comunque imparare a convivere, a meno di non voler passare a un  altro  software oppure restare ancorati a una versione di Word  con oltre 10 anni sulle spalle, quella di Office 2003. La buona notizia è che Microsoft ha reso il Ribbon più flessibile nelle edizioni successive di Office: ora è possibile aggiungere nuove schede, oltre a quelle predefinite, e popolarle con i comandi preferiti.

Vediamo come si deve procedere. Aprite nella vista Backstage la finestra Opzioni di Word, come visto in precedenza, e selezionate la sezione Personalizzazione barra multifunzione.

Sul lato destro della finestra  sono visibili due colonne; la prima mostra tutti i comandi di Word. Notate che la lista a discesa Scegli comandi da consente di selezionare un sottoinsieme dei tantissimi comandi disponibili; particolarmente utile è la voce Comandi non presenti sulla barra multifunzione.

La seconda colonna mostra invece la struttura corrente della barra: qui è possibile decidere quali schede visualizzare agendo sulle caselle di spunta che ne precedono il nome. Se pensate di voler utilizzare le macro e le altre possibilità di programmazione offerte da Word  (vedete più avanti la sezione “personalizzareWord con Vba”), spuntate subito la casella Sviluppo in modo da rendere visibile la scheda omonima.

Il pulsante Nuova scheda, come intuibile, permette di aggiungere una scheda al Ribbon: il nome predefinito sarà Nuova scheda (personalizzato), ma potrete modificarlo a piacere facendo clic sul pulsante Rinomina (per eliminare la scheda dovrete invece usare il suo menu contestuale, accessibile come sempre con un clic del tasto destro del mouse) Potrete anche cambiarne la posizione selezionandola e agendo sulle due frecce (verso l’alto e verso il basso) a lato dell’elenco. La nuova scheda conterrà il gruppo Nuovo gruppo (personalizzato), ma potrete aggiungerne altri e rinominarli a piacere.

Una volta creata una scheda, sfruttando il pulsante Aggi1111gi sarà possibile personalizzarla inserendovi i comandi preferiti. Per l’esempio visibile in figura 2b abbiamo creato una scheda Strumenti, nella quale abbiamo inserito il gruppo Office con i comandi per il lancio diretto degli altri programmi della suite Microsoft.

La possibilità di personalizzare il Ribbon è però un’arma a doppio taglio; ·il rischio è quello di farsi prendere la mano: sposta una scheda oggi, aggiungine una domani, ci si può ritrovare con una barra multifunzione confusa e poco pratica. La soluzione è a portata di clic: tra le opzioni di personalizzazione è presente anche il pulsante Reimposta, che consente sia di riportare il Ribbon alla stato originale, sia di rimuovere semplicemente le modifiche apportate a una scheda specifica.

E se invece le personalizzazioni si rivelassero efficienti, con il pulsante lmporta/Esporta potrete salvare in un file e applicarle a un’altra installazione di Word.