Pubblichiamo una serie di articoli in cui illustreremo gli strumenti di base e le carattertistiche più avanzate di PowerPoint per aiutarvi a diventare veri power user di questo applicativo Microsoft. PowerPoint è un programma molto intuitivo che viene utilizzato per creare presentazioni di prodotti e servizi oppure nell’ambito della formazione. Il software PowerPoint è molto ricco di funzione che pochi conoscono limintadosi a creare presentazioni poco efficaci. In questa serie di articoli proveremo a spiegarvi come sfruttare al meglio PowerPoint per creare presentazioni efficaci ed accattivanti.
Nella presente serie di articoli abbiamo preso come riferimento la versione 2013 di PowerPoint.
Per iniziare a sfruttare PowerPoint nel modo migliore è importante comprendere alcuni aspetti di base del suo funzionamento, aspetti che possono apparire banali ma che nascondono qualche insidia. Microsoft PowerPoint è semplice e intuitivo, Al contrario di quanto accade in Word o in Excel, le pagine dei documenti di PowerPoint non hanno una struttura fissa. In realtà, per semplificare l’approccio Microsoft ha inserito alcuni elementi nella prima diapositiva di un nuovo documento, ma dal punto di vista concettuale ogni diapositiva di PowerPoint è una superficie del tutto vuota. In PowerPoint gli elementi contenuti in una pagina sono oggetti: gli oggetti possono essere testi, titoli, le immagini, gli elementi grafici e qualunque altro contenuto inseribile in una diapositiva. Ogni elemento è manipolabile con la massima semplicità: tutti gli oggetti possono essere ruotati, spostati, allineati e ridimensionati in pochi istanti. Gli oggetti hanno inoltre varie proprietà: come vedremo, si può modificarne lo sfondo, il contorno e moltissime altre caratteristiche estetiche e funzionali. Il numero di proprietà personalizzabili è così elevato che, come accade con i paragrafi e i titoli di Word, Microsoft ha implementato un sistema di stili per modificare più caratteristiche in una sola operazione.
Un altro dettaglio fondamentale che deriva dall’impostazione a oggetti dei documenti di PowerPoint è la presenza di una terza dimensione: oltre al posizionamento in orizzontale o in verticale, il programma consente anche di controllare l’ordine di sovrapposizione: un’immagine, per esempio, può essere posizionata sopra un titolo, coprendolo (del tutto o solo in parte), oppure sotto, e fungere da sfondo. Per cambiare l’ordine di un oggetto basta selezionarlo, spostarsi nella scheda contestuale Formato e utilizzare le funzioni Porta avanti e Porta indietro, nella sezione Disponi.
Da quando Microsoft ha introdotto l’interfaccia Ribbon, PowerPoint ha un aspetto molto simile agli altri software della suite; i controlli sono allineati in alto, mentre lungo il margine sinistro si trova l’elenco delle diapositive, ciascuna rappresentata da una miniatura del contenuto.
In realtà questa impostazione dell’interfaccia è solo una delle quattro disponibili: basta usare i quattro pulsanti in basso a destra nella barra di stato per cambiare la struttura del programma e le funzioni visualizzate. La Sequenza diapositive mostra in una sola finestra l’insieme delle diapositive della presentazione, e semplifica le operazioni di gestione e riorganizzazione dei contenuti; la Visualizzazione di Lettura nasconde gran parte degli elementi dell’interfaccia, dedicando tutto lo spazio disponibile al contenuto della slide aperta; la modalità Presentazione, infine, avvia la riproduzione della sequenza di diapositive, riempiendo l’intero schermo e nascondendo l’interfaccia di Windows.
I modelli di PowerPoint
Gli elementi contenuti nelle diapositive di PowerPoint possono essere personalizzati a piacimento. Esistono moltissime opzioni che possono essere personalizzate che rendono difficile ai principianti la scelta dell’opzione giusta. Per fortuna Microsoft mette a disposizione moltissimi modelli preimpostati da utilizzare come punto di partenza per creare presentazioni accattivanti. I modelli predefiniti sono molto comodi se si deve creare una presentazione rapidamente e consentono di ottenere risultati di sicuro effetto anche se non molto originali.
I modelli installati nel proprio pc posso essere integrati con i modelli on line, in modo da avere a disposizione nuovi layout prelevati direttamente dalla store di Microsoft. I modelli sono suddivisi in categorie per semplificare la ricerca. Le dimensione dei modelli scaricati da internet sono in generale abbastanza contenuti, si parla di qualche centinaio di Kbyte oppure al max un Mbyte che si scaricano piuttosto velocemente anche se la connessione internet non è piuttosto veloce.