Le novità di Office 2016 sono tante, non solo e non tanto nelle nuove funzioni dei singoli programmi, quanto piuttosto nell’integrazione tra le tradizionali applicazioni che compongono Office e un ecosistema sempre più ricco di servizi basati sul cloud. Microsoft ha approcciato un nuovo paradigma per Office, non più prima di tutto per Windows. Questo segna una netta discontinuità rispetto alla tradizionale filosofia di Microsoft. La nuova versione di Office 2016 è stata rilasciata contemporaneamente per Windows, per Mac OS X e per Windows Universal, iOS e Android. Ovviamente le quattro versioni sono differenti dal punto di vista grafico, legata alla struttura del sistema operativo che le ospita anche se offrono sostanzialmente le stesse funzionalità.
Le differenze più importanti rigardano Publisher e Access che esistono soltanto per Windows; infatti l’edizione 
professionale di Office 2016 non sarà disponibile per Mac. La versione per Mac di Office 2016 ha evidenziato qualche problema di gioventù nelle prime settimane di vita, anche se questo rilascio contemporaneo ha messo in evidenza la volontà di Microsoft di essere presente con i suoi vari prodotti – specialmente con Office 2016 – su qualsiasi dispositivo indipendentemente dalla architettua software e dal nome del produttore. Anche Apple ha riconosciuto il ruolo di Microsoft come fornitore di riferimento pe i software di produttività; dimostrazione ne è l’invito a Microsoft a partecipare sul palco alla presentazione del nuovo IPad Pro. Il messaggio è chiaro: per lavorare seriamente serve Office 2016. Dal punto di vista estetico ed ergonomico, la nuova versione di Office non si differenzia in modo sostanziale dalle ultime edizioni: l’ultima vera grande rivoluzione risale a Microsoft Office 2017, che aveva introdotto la barra multifunzione (Ribbon), e da allora le novità sono state molto limitate. L’interfaccia non è del tutto immutata;
per esempio si può scegliere una di tre diverse combinazioni di colori: quella di deault mostra una barra del titolo colorata con le tonalità che contraddistinguono le varie applicazioni della suite (blue per Word, verde per Excel e così via), ma si può anche optare per una interfaccia bianca, oppure una combinazione di grigio scuro, che si adatta bene alle impostazioni di Windows 10.
Microsoft ha anche riorganizzato varie pagine del backstage, l’interfaccia che viene visualizzata quando si fa clic sulla scheda File della barra multifunzione. Nella sezione salva con nome, per esempio, l’elenco delle cartelle recenti è suddiviso in base all’ultimo accesso, e il pulsante sfoglia è stato spostato in una posizione più visibile e facile da raggiungere. Le funzioni del backstage evidenziano una caratteristica del nuovo Office, in realità già introdotta con Office 2013: i programmi sono strettamente connessi ai servizi cloud storage di Microsoft, OneDrive per gli utenti consumer. Come vedremo nei prossimi articoloi, alcune applicazioni di Office 2016, portano questa integrazione a un livello superiore, usando il cloud.